CORTESÍA DIGITAL. LOS ADJUNTOS EN EL EMAIL
¡¡Llegó!! ¡¡Recibido!!… Una palabra, una señal que de alguna manera le indique al emisor que ha llegado la documentación, el dossier o la información que envió. Se trata de un detalle, una muestra de cortesía y profesionalidad, expresado de la forma que cada uno desee o considere más oportuna.
Se pueden leer en Internet afirmaciones del tipo “responder de forma rápida, inmediata, o con un simple “ok” un correo electrónico es considerado un hábito molesto” o “solicitar confirmación de recibido puede llegar a frustrar a tus colegas”. Aseveraciones que pongo seriamente en duda.
El tiempo prudente de respuesta a un email depende del contexto en el que cada uno se mueva, y desde luego el hecho de que la contestación sea inmediata o rápida jamás lo consideraría molesto, más bien todo lo contrario, una demostración de capacidad (en entornos profesionales) y una delicadeza (en los personales y sociales).
No acierto a comprender el tipo de frustración que puede producir en los colegas la demostración de aprecio, el interés en una persona, en sus actividades y desempeños y el respeto por su trabajo.
En cuántas ocasiones hemos enviado un expediente, un informe o un dato importante para el que lo recibe -por nimio que pueda parecer- y no obtenemos contestación. Me refiero a la confirmación de que nuestro correo no se ha perdido en el espacio virtual, ni se lo hemos mandado, involuntariamente, a la persona equivocada.
No hablo de una respuesta a la propuesta formulada, la estimación de los informes enviados u otros casos válidos y realistas, que en contadas ocasiones se realizan (el ejemplo de envíos de currículos demandando un empleo, sin la más mínima respuesta, es frustrante). Confío en que esa limitación, ese “mal hacer digital” vaya tornándose en aplicación de la cortesía digital en los diferentes sistemas de comunicación sincrónica y asincrónica en la que nos movamos, a medida que la gente comprenda que la marca personal y la reputación se construye y revela de múltiples maneras y en diversos medios.
En principio, aunque se incumple muchas veces y es la excusa más habitual a la que se recurre cuando no se ha confirmado recepción, se incluye un adjunto en un correo electrónico cuando se espera recibir un archivo. Los adjuntos deben ser “esperados”. Primer punto a tener en cuenta.
Un segundo punto a seguir, es comprobar que el archivo puede abrirse sin problemas, y que la información que contiene se ajusta a la esperada. Enviar un correo electrónico comentando la imposibilidad de su lectura una semana después de haber enviado el recomendado “Recibido. Gracias!” muestra un gran desinterés por el mismo así como una desorganización-¿descontrol?- que pasará factura.
Una última recomendación a ofrecer, es la inclusión de un emoticono de una sonrisa, en nuestra atenta validación del envío, en aquellos contextos en los que el asunto del correo, el tema tratado, o la familiaridad con el destinatario lo permitan.
Recibido. ¡¡Gracias!! 🙂
